TAHAP PEMBUATAN DATA BARU1. Bukalah program MYOB Accounting Plus Versi 13*Proses – Introduction*Kliklah tombol Create New Company File2. Masukkan nama dan identitas perusahaan3. Tentukan periode akuntansinya4. Pilihlah opsi yang menunjukkan bahwa anda hendak membuat daftar akun(Cart of Account / Account List)a. I would like to start with one of list provided by MYOBAccounting.( Keterangan ini untuk menampilkan beberapa jenis bagan akun sesuai denganjenis perusahaan. Saudara dapat memilih salah satu di antaranya.)b. I would like to import a list of accounts provided by myaccountant after I’m done creating my company file(mengimpor dari bagan akun yang pernah Saudara buat).c. I would like to build my own accounts list one I beginusing MYOB(Membuat sendiri bagan akun untuk laporan keuangan yang akan dibuat, Saudaradapat menambahkan sendiri jenis akun sesuai dengan yang diperlukan.)5. Tetapkanlah nama file untuk data yang anda buat. Bila ingin mengubah nama dan lokasifile ketikanlah CHANGE. Setelah selesai klik tombol next.6. Kliklah Command Centre7. Hilangkanlah tampilan mata uang rupiah untuk sementara waktu.* Klik menu Setup – Preferences – Windows.* Hilangkanlah tanda ceck list pada pilihan Show Currency Symbol in Windows dengan cara mengklik sekalli pada kotak yangberisi tanda centang.* Hapuslah juga tanda ceck list Currency yang terdapat pada bagian Reports & Forms.8. Buatlah daftar akun (Chart of Account / Account List ), dengan langkah berikut:8.1 Klik tanda minus di pojok kanan atas jendela MYOB8.2 Bukalah program Excel, kemudian ketikanlah “Daftar Akun”.8.3 Setelah selesai, simpanlah dengan mengklik File Save As8.4 Menyimpan hasil ketikan: simpanlah di Microsoft Office Excel Workbook danjuga dalam bentuk Tex (Tab Delimited)8.5 Setelah penyimpanan selesai anda harus keluar dari program excel (Exit)LANGKAH IMPORT:* Bukalah program MYOB, Lalu Klik menu File – Import Data – Accounts.* Pilih dan Klik Update Existing Record – Klik Continue* Lihat di Look In – pilih dan Klik File akun anda ( Akun LPK Griya........), File of type ( Text File( “TXT )* Kemudian Klik Open , kemudian Match all , Kemudian Import* Tunggu Prosesnya* Keterangan:PROSES IMPORT HARUS MENUNJUKKAN ANGKA “0” PADA BARIS RECORD SKIPPED. JIKA ADA ANGKA LAIN, BERARTI ADA AKUN IMPORT YANG GAGAL DAN HARUS DIPERBAIKI TERLEBIH DAHULU. BILA DEMIKIAN HALNYA, COBALAH UNTUK MENGIMPOR KEMBALI.* Tampilan Daftar Akun (ACCOUNT LIST) yang kita import dapat dilihat dengan mengklik Account List.sumber : http://yudi-erwanto.blogspot.com
Untuk melakukan impor data ke dalam file data MYOB, anda harus melakukannya dalam tahapan yang sesuai dan mempersiapkan file data sesuai dengan struktur data yang akan di impor.Data yang harus diimpor pertama kali adalah data Daftar Perkiraan (CoA), karena beberapa data dasar bergantung pada keberadaan data CoA ini untuk menjalani proses impor.Sebelum melakukan proses impor, anda sebaiknya menghapus perkiraan-perkiraan yang ada pada daftar standar, sehingga daftar perkiraan yang diimpor tidak akan bercampur dengan perkiraan standar yang telah ada. Untuk menghapus beberapa perkiraan tertentu (yang memiliki link account) anda harus menghilangkan link account yang ada.Menghilangkan Link Account• Langkah pertama adalah dengan membuat 2 (dua) perkiraan baru pada nomor perkiraan yang tidak terpakai pada Daftar Perkiraan yang akan diimpor (Mis. 1-9998 dan 1-9999), pilih tipe ‘Detail Cheque Account’ untuk memberi cheque privilege pada nomor perkiraan tersebut.•• Berikutnya Buka ‘Link Account : Account and Banking Account’, melalui menu Setup > Link Accounts > Account and Banking Account.• • Ubah Link Account seperti gambar di atas.•• Buka Link Account lainnya (Sales Account/ Purchases Account), dan ubah Link Account–nya ke perkiraan yang telah anda buat (mis. 1-9999).•• Buka Link Account terakhir pada daftar pajak dan ubah (dijelaskan pada Manual Implementasi selanjutnya).Sekarang Daftar Perkiraan baru anda telah siap untuk di impor.Follow up:Mengimpor Data Perkiraan• Gunakan menu File > Import Data > Account, dan anda akan mendapatkan layar Import Accounts, tentukan pilihan seperti pada contoh di bawah ini.• • • Tekan tombol ‘continue’ dan anda akan mendapat layar Import Data, seperti di bawah ini, pasangkan masing-masing field, pada daftar Import Field dan daftar MYOB Premier Field.•• • Tekan Tombol ‘Import’, dan data Daftar Perkiraan anda telah masuk ke File Data MYOB.•• Ubah Link Account kembali ke nomor perkiraan yang sesuai (dibahas kemudian).Mengimpor Data KaryawanDalam melakukan impor data karyawan, hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu adalah daftar filter, yang digunakan dalam daftar karyawan yang akan diimpor. Misalnya : filter yang akan digunakan adalah Departemen, Grup Penjualan dan Wilayah Pemasaran.Pertama buat nama ketiga filter tersebut melalui menu Lists > Custom List & Field Names > Employees dan masukkan data seperti pada contoh di bawah ini.Sekarang anda telah memiliki nama filter yang diperlukan, untuk dapat mengimpor data secara benar anda harus membuat daftar untuk masing-masing filter sama persis dengan data pada masing-masing kolom filter dari data yang akan diimpor.Gunakan Menu Lists > Custom Lists > Employees, kemudian lengkapi masing-masing filter.Seluruh data filter yang digunakan dalam data yang akan diimpor harus diinput secara sama persis, termasuk penggunaan huruf kapital. Setelah seluruh data selesai diinput anda dapat melakukan impor. Perhatikan pesan yang diberikan MYOB setelah proses impor selesai.Mengimpor Data Pelanggan / SupplierProses impor data pelanggan, terutama bila data pelanggan yang diimpor menyertakan data salesman per pelanggan, harus dilakukan setelah data karyawan (salesman) telah diimpor.Dalam mengimpor data pelanggan selain mempersiapkan nama dan data filter seperti yang dilakukan pada proses impor data karyawan di atas, anda harus memastikan bahwa nama salesman pada data pelanggan yang akan diimpor sama persis dengan nama salesman pada data karyawan, atau data pelanggan tersebut akan ditolak (reject).Pada proses impor data supplier hanya data filter supplier yang harus anda persiapkan terlebih dahulu.Mengimpor Data Item / PersediaanTahapan yang sama anda lakukan dalam proses impor data persediaan, hanya tidak seluruh informasi pada data persediaan dapat anda impor. (untuk beberapa versi terakhir telah dapat dilakukan)Data Bill of Material (BOM), tidak dapat diimpor, sehingga setelah data item selesai diimpor anda harus menginput data BOM satu per satu secara manual.Masuk melalui tab Auto-build pada data item, dan lengkapi komponen produksi yang digunakan beserta jumlah item yang digunakan.sumber : http://yudi-erwanto.blogspot.com
A. Pengertian MYOB AccountingProgram aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 13 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, laba rugi dan sebagainya.Follow up:B. Membuat Data Perusahaan pada MYOBLangkah – langkah yang harus dilakukan :1. Klik tombol start2. Pilih all program> MYOB Accounting v13> MYOB Accounting v133. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol aksesa. Open, untukmembuka data MYOB yang telah adab. Create, untuk membuat data perusahaan baruc. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakand. What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi 12 inie. Exit, untuk mengakhiri program MYOB4. Klik tombol create new company file, klik next5. Klik company information lalu masukkan data perusahaan. Setelah itu klik next6. Lalu masukkan periode akuntansi, dan klik next bila sudah selesai7. Klik tombol save. Klik next8. Selanjutnya akan tampil informasi proses telah selesaiC. Mengenal Area Kerja MYOB Accounting v 13Setelah anda membuat data perusahaan pada MYOB, Anda perlu mengenal area kerja pada MYOB Accounting v15 sebelum anda memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB Accounting.D. Mengakhiri Program MYOB Accounting v 13Untuk mengakhiri anda ikuti langkah sebagai berikut:1. Klik file > Exit2. Kotak dialog konfirmasi akan tmapil, klik tombol yes3. MYOB akan menampilkan kotak informasi lagi, kemudian tandai option backup all data dan check company file for errors, klik tombol continue4. Kotak konfirmasi MYOB accounting ditampilkan, yang memberitahukan bahwa tidak terjadi kesalahan dalam data anda. Klik ok5. Kotak dialog backup ditampilkan, ketik nama file absolute pada kotak file name, klik save6. Proses backup dilakukan setelah selesai aplikasi MYOB accounting akan langsung tertutup.MEMINDAHKAN DATA PADA MYOB>A. Membuka File1. Buka program MYOB Accounting v132. Pada kotak informasi klik tombol open your company file3. Pada bagian look ini pilih drive di mana file disimpan4. Pilih file dokumen dan klik tombol open5. Akan tampil kotak dialog sign-on,kemudian klik ok6. Klik pilihan enter later untuk menunda pengisian nomor registrasi selanjutnya klik tombol ok7. Selanjutnya pada kotak dialog konfirmasi akan menunjukkan perifikasi data, klik tombol no8. Selanjutnya file akan tampil.Follow up:B. Persiapan Data AkuntansiDaftar Saldo RekeningData PelangganData PemasokData Barang DaganganC. Daftar PerkiraanMengganti Nama Perkiraan1. Klik modul perkiraan (account), kemudian pilih account list2. Pastikan tab asset dalam keadaan terpilih kemudian klik ganda pada perkiran assets, muncul kotak dialog edit account, ganti account name menjadi aktiva kemusian klik ok3. Dengan mengulangi langkah diatas untuk hasil penggantian nama perkiraan lakukan untuk perkiraan lainnya.4. Langkah terakhir adalah tutup jendela account list dengan tombol closeMembuat Nama Perkiraan1. Buka jendela account list dengan klik modul perkiraan kemudian pilih naccount list2. Ada klik tombol new bawah layar3. Pastikan kelompok perkiraan anda adalah asset, kemudian kerikkan nomor perkiraan pada account number, selanjutnya tekan tombol tab, isi account name dengan nama perkiraan yang baru4. Selesai klik tomol ok5. Utnuk membuat nama perkiraan yang lain ikuti langkah diatas tadi6. Langkah terakhir klik closeMenghapus Perkiraan1. Klik modul perkiraan, kemudian pilih account list2. Setelah Setelah itu klik tanda panah yang terletak sebelah kiri nama perkiraan misal perkiraan undeposit Funds3. Kemudian akan tampil kotak edit account, karena perkiraan yang dicontohkan perkiraan linked atau terhubung maka kita harus menggantikan posisi untuk perkiraan ini. Untuk itu klik tanda panah linked accounts for4. Ubah nomor dan nama perkiraan dengan mengkil kolom isian tersebut5. Kemudian kotal dialog tampil dan nama perkiraan tampil misalkan kita ingin menganti dengan perkiraan bank solo (1-1130), kemudian klik tombol use account6. Selanjutnya klik yes pada kotak informasi7. Klik Ok8. Untuk menghapus klik menu edit dan klik delete account9. Untuk menghapus nama perkiraan lain ikuti langkah diatas.10. Klik closeD. Link TransaksiLink transaksi merupakan hubungan otomatis antar perkiraan satu dengan perkiraan lain. Contoh perkiraan piutang dan kasLink Transaksi Perkiraan Buku Besar dan Kas/Bank1. Klik setup, linked account, account & Banking accoaunts2. Selanjutnya tampil kotak dialog yang mana anda akan mnegiisi nomor perkiraan yang menghubungkan perkiraan dan kas3. Contoh kita akan mengganti nama perkiraan untuk perkiraan link pembayaran elektronik4. Selanjutnya tampil kotak dialog pilih perkiraan Bank Permata, terakhir klik tombol use account5. Pilih Yes6. Lakukaan langkah diatas selanjutnya untuk mengganti perkiraan yang lain7. Klik okLink Transaksi Perkiraan Penjualan1. Klik setup, linked accounts, sales account2. Sales linked accounts akan tampil3. Isilah transaksi perkiraan penjualan untuk akun perkiraan untuk penerimaan piutang dengan bank permata4. terakhir Klik OkLink Transaksi Perkiraan Pembelian1. Klik menu setup, linked account, purchase account2. Selanjutnya kotak dialog purchases linked accounts akan tampil3. Selanjutnya ganti perkiraan untuk pembayaran hutnag ke link Bank Solo (1-1130)4. Terakhir klik OkE. Kode PajakMenghapus Kode Pajak1. Klik list, tax code2. Tax Code akan tampil3. Pilih nama kode pajak yang akan dihapus, setelah itu kotak dialog akan tmapil, kemudian baris menu anda pilih menu edit delete tax code4. Klik Ok5. Klik close untuk menutup kotak dialog tax code list6. Klik close untuk menutupMembuat Kode Pajak1. Klik menu list, tax code2. Klik tombol new3. Kemedian isi kode pajak PPn padakolom isian tax kode4. Kemudian klik tab, isi pajak pertambahan nilai pada description5. Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type6. Klik 10%7. Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-1310 (PPN Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-1320 (PPN Masukkan) pada kolom isisan linked account for tax paid8. Pada linked card for tax authority masukkan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file pemasok atau dapat anda kosongkan9. Klik ok10. Klik closeF. Membuat Card File1. Pada jendela command center klik card file2. Klik card list3. klik tombol new4. Pastikan check box inactive card dalam keadaan uncheck, kemudian isi kolom dalam tab profile dengan data sebelumnya5. Untuk melihat hasil klik Profile6. Klik card details untuk masuk step berikutnya7. Untuk menyisipkan gambar pelanggan dapat dilakukan dnegan klik ganda picture information8. Klik tombol link9. Lalu klik file bitmap, open10. Selanjutnya klik ok11. Isi informasi tambahan untuk kartu pelanggan12. Klik tab selling details13. Dalam tab ini anda mengisi informasi detail penjualan yang berlaku untuk pelanggan14. Klik tab payment details untuk tab berikutnya, dan isi seluruh informasi yang tampil15. Lalu klik tab contag log untuk masuk ke tampilan berikutnya, kotak ini menampilkan jadwal kegiatan pelanggan16. Klik tab jobs, kotak dialog akan tmapil anda diminta untuk mengisi daftar jobs dengan pelanggan17. Klik tab history untuk menampilkan total penjualan bulanan tahun terdahulu dan tahun yang sedang berjalan18. Klik okG. Mengubah Kartu File1. Pastikan jendela card list dalam modul card file2. Pilih dan klik ganda kartu file yang akna diubah3. Lalu lakukan perubahn jika layar tmapilan telah nampak.4. Klik OkH. Daftar Persediaan1. Modul Inventory, aktifkan kotak dialog item list2. Klik tombol new3. Kemudian isi A-001 pada kolom isian item number, klik tab isi stop map pada name4. Aktifkan kotak periksa I buy this item, klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost, untuk menampilan kotak select from list tekan tombol new5. Kotak dialog edit account akan ditmapilkan, pastikan kolom account classification berisi cost of sales, jika tidak klik tombol drop down disebelahnya pilih cost of sales, isi nomor perkiraan 1000 pada kolom account number, tekan tab kemudian isi harga pokok penjualan pada kotak isian account name kemudian klik ok6. Kemudian tampil kotak information klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost pilih harga pokok penjualn dari kotak dialog select from list klik use account7. Aktifkan kotak a sell this item, masukkan nomor perkiraan 4-1000 untuk perkiraan penjualan8. Aktifkan kotak inventory this item jika barang tersebut akan dicatat dalam perkiraan persediaan. Masukkan no. perkiraan 1-1400 untuk perkiraan persediaan barang dagang pada kotak asset account for item inventory9. Kli buying details, kotak dialog item information dalam tab buying details10. Isi pack dalam kotak isian buying unit of measure, klik tab 2 kali kemudian isi PPN11. Klik tab selling details isi Rp 30.00012. Klik Ok13. Klik CloseMengisi Harga Jual dan Jumlah Persediaan1. Dalam modul inventory, aktifkan kotak dialog adjust inventory dengan menekan tombol adjust inventory2. Isi tanggal transaksi 01/01/05 kemudian isi memo dengan persediaan awal barang3. Klik tab 2 kali kemudian select from list4. Pilih item misalnya StopMAp klik Use Item5. Tekan tab kemudian isi jumlah persediaan yaitu 500 pack6. Lalu masukkan item perunit Rp 25.0007. Terakhir tekan tab 2 kali untuk mengisi nama perkiraan pada kotak dialog select from list, pada kolom look for isi nomor perkiraan 1-4000. Kemudian klik use account, nama perkiraan persediaan barang dagang8. Apabila telah terisi semua klik record9. Klik cancelI. Mencatat Saldo AwalSaldo Awal Perkiraan1. Klik setup, balances, account opening balance2. Ketik saldo untk perkiraan kas yaitu Rp 2.750.000 (tanpa Rp)3. Tekan enter isi saldo awal berikutnya4. Klik Ok5. Klik modul account klik account list untuk mengaktifkan kotak dialog, maka tampil keseluruhan saldo awal.6. Klik closeSaldo Awal Piutang Dagang1. Klik menu setup, balances, customer opening balance2. Kemudian pilih dan klik satu pelanggan, lalu klik tombol add sale3. Selanjutnya tekan tab untuk sampai pada kolom date dan totalincluding tax isilah bagian kolom tersebut4. Pastikan kode pajak adalah N-T, jika tidak klik drop down select from list pilih N-T use tax code5. Klik record6. Lalu kita berada pada kotak customer opening balance klik option customer summary7. Lakukan langkah tasi untuk pelanggan lainnya.8. Klik Ok9. Klik closeSaldo Awal Hutang Dagang1. Pada jendela command center. Klik menu setup, balance, supplier opening balance2. Kemudian pilih dan klik salah satu pemasok, klik tombol add purchase3. Selanjutnya klik tab untuk sampai pada kolom date dan tab totalincluding tas, maka masukkan data sesuai dengan informasi4. Pastikan tax code dalam keadaan N-T5. Lalu klik tombol record6. Selanjutnya semua data pemasok dimasukkan dengan cara tadi.7. Apabila telah selesai klik OK8. Klik close
sumber : http://yudi-erwanto.blogspot.com